営業のアポ取りのコツ｜電話・メール・フォームの使い分けと例文

アウトバウンド営業の手法を選んでいる中小企業の経営者・営業責任者の方へ。この記事は、新規開拓の営業のアポ取りに、電話・メール・問い合わせフォームのどれを使えばよいか迷っている方に向けて書いています。「営業 アポ取り」で調べると、電話の話し方やメールの例文がたくさん出てきます。けれど、どの手法を選べばよいのか、自社にはどれが合うのかは、なかなか書かれていません。

本当に決めるべきは「どの話し方がうまくいくか」ではなく、「その会社に、どの窓口なら届くか」です。電話番号しか分からない会社にメールは送れませんし、問い合わせフォームの無い会社にフォームは使えません。窓口が決まれば、手法が決まり、言うことも決まります。

この記事を読むと、相手の窓口から電話・メール・フォームを選び分け、それぞれの例文をもとに、自社の最初のアポ取りの文面を作れるようになります。なお、当社は返信率・アポ率・商談化率の実績データを持っていないため、この記事では数字の約束はしません。

営業のアポ取りとは？目的は「会う理由」を相手に渡すこと

この節では、アポ取りの意味と、なぜ営業の最初の工程として大事なのかを整理します。

• アポを取るとは
• アポ取りが重要な理由
• アポ取りで決めること

アポを取るとは

アポを取るとは、相手の会社と、商談や打ち合わせの日時を約束することです。アポはアポイントメント（appointment）の略です。営業活動でのアポ取りは、まだ取引のない会社に声をかけ、話を聞いてもらう時間をもらう工程を指します。

アポ取りが重要な理由

アポ取りが重要なのは、商談の数がアポの数で決まり、アポの数は声をかけた相手の選び方で決まるからです。どれだけ商談がうまい人でも、話す相手がいなければ売上は立ちません。一方で、無理に取ったアポは、相手にとって時間の無駄になり、商談でも断られやすくなります。アポ取りは「会う理由」を相手に渡し、相手が自分で会うと決める工程だと考えると、言うべきことが絞れます。

アポ取りで決めること

アポ取りで決めることは3つです。誰に声をかけるか（相手）、どの窓口から声をかけるか（手法）、何を言って会う理由を渡すか（文面・話す内容）。この記事は、2つ目の手法と3つ目の文面を中心に書きます。相手の選び方を含めた営業の全体の組み立ては、アウトバウンド営業とは｜中小企業が選ぶ手法と体制、インバウンドとの違いで扱っています。

電話・メール・フォームの使い分け｜相手の窓口で決まる

この節では、アポ取りの3つの手法を、相手の会社にどの窓口があるかで選び分ける考え方を、当社の判定データで示します。

• 会社の窓口はどれだけあるか
• 3つの手法の判断表
• 規模で窓口が変わる

会社の窓口はどれだけあるか

手法を選ぶ前に、相手の会社にどの窓口があるかを見ます。当社が公開サイトのURLがある法人710,087社のサイトを機械で読んだところ（2026年10月時点）、窓口の状況は次のようでした。

問い合わせフォームがある54.9

そのうちフォーム営業で送れる（全体比）38.0

フォームが無い21.2

サイトが開かない13.5

メールアドレスだけ（フォームなし）9.7

（送れない理由は重なることがあるため、合計は100になりません）

フォームがあっても、営業お断りの表記（フォームありの5.4%）や画像認証（同25.9%）があれば、当社は送りません。フォームから送れるのは全体の38.0%です。フォームが無い会社や、メールアドレスだけが載っている会社（9.7%）は、接点が無ければ電話が主な窓口になります。サイトが開かない会社は閉鎖している可能性があるので、国税庁の法人番号のデータなどで会社が今もあるかを確かめてから、電話をかけるか決めます。

3つの手法の判断表

（○＝当てはまる、△＝条件しだい、×＝当てはまりにくい。当社の見方による整理で、検証データに基づくものではありません）

規模で窓口が変わる

相手の規模によっても、使える窓口は変わります。当社の判定では、フォームから送れる割合は従業員20人未満の会社で40.1%、1000〜5000人未満で25.8%、5000人以上で21.9%でした。大きい会社ほど、画像認証や外部のフォームが増えるためです。大きい会社にアポを取りたいなら、フォームだけに頼らず、電話や紹介、展示会での名刺交換からメールにつなぐ組み合わせを前提にします。

事前準備｜アポ取りの前に決める4つ

この節では、どの手法でも共通する事前準備を4つにまとめます。準備が足りないと、電話でもメールでも、相手は「なぜうちに？」と感じます。

• 相手の事業を1つ調べる
• 相手にとってのメリットを1文にする
• 次の一歩を決める
• 記録の列を用意する

相手の事業を1つ調べる

事前準備の1つ目は、相手のサイトから事業の内容を1つ拾うことです。全部を調べる必要はありません。「何を、誰に売っている会社か」が1文で言えれば、話の入り口が作れます。

相手にとってのメリットを1文にする

2つ目は、自社の商品で相手の何が楽になるかを1文にすることです。顧客にとってのメリットは、自社の商品の説明ではなく、相手の仕事の言葉で書きます。「当社のシステムは〜」ではなく、「毎月の〇〇の作業が半分になります」のように、相手の側から見た変化を書きます。数字を入れるなら、自社で確かめた数字だけにします。

次の一歩を決める

3つ目は、相手にしてほしい次の一歩を1つに決めることです。「30分のオンライン打ち合わせ」「資料を見てもらう」「担当の方を紹介してもらう」のどれかです。複数を並べると、相手は選ぶのが面倒になり、何もしないほうを選びます。

記録の列を用意する

4つ目は、結果を残す表を先に作っておくことです。会社名・連絡した日・手法・文面の版・結果（アポ・資料・断り・無反応）・断られた理由の列があれば、どの手法と文面が効いたかを後で比べられます。

電話でのアポ取り｜コツと例文

この節では、電話営業でアポを取るときのコツと、そのまま直して使える例文を示します。電話の強みは、その場で相手の反応が分かることです。

• 電話営業でのアポ取りを成功させるコツ
• 電話の例文（受付から担当者まで）
• 断られたときの返し方

電話営業でのアポ取りを成功させる6つのコツ

電話のアポ取りのコツは、次の6つです。どれも、相手が「話を聞くかどうか」を短い時間で決められるようにするためのものです。

1. かける前に相手の事業を1つ言えるようにする: 電話は相手の時間をその場でもらう手法なので、「なぜうちに？」に1文で答えられないと、そこで終わります
2. 最初の15秒で、誰が・何の用件で・どれくらい時間がほしいかを言い切る: 用件の分からない電話を聞き続けてくれる相手はいません。名乗りと用件を先に済ませます
3. 商品名より先に、相手のメリットを言う: 商品名から入ると、営業の電話だと分かった時点で話が終わりやすいと当社は見ています。相手の仕事がどう楽になるかを先に言います
4. 落ち着いた声で、ゆっくり話す: 早口だと用件が伝わらず、聞き返される時間がかえって増えます
5. 日程はこちらから2つ出す: 「いつがよいですか」と丸投げすると、相手は考える手間を嫌って「また今度」になりがちです。2つから選ぶだけにします
6. 断られたら理由を1つだけ聞いて引き、記録する: 食い下がると相手の印象が悪くなります。理由が分かれば、次の相手選びと話し方を直す材料になります

電話の例文（受付から担当者まで）

次の例文は、説明のために当社が作ったものです。〔 〕の中を自社の内容に置き換えて使ってください。

文面の例

受付の方へ: 「お忙しいところ失礼します。〔会社名〕の〔名前〕と申します。〔相手の事業〕をされている会社さま向けに、〔何が楽になるか〕のご案内をしております。ご担当の方におつなぎいただけますでしょうか。」

文面の例

担当の方へ: 「〔会社名〕の〔名前〕です。御社のサイトで〔拾った事業の内容〕を拝見してお電話しました。同じような会社さまで〔何が楽になるか〕のお手伝いをしています。30分ほどオンラインでご説明の時間をいただけないでしょうか。たとえば〔日付〕の午前か、〔日付〕の午後はいかがでしょうか。」

受付で「どういったご用件ですか」と聞かれたら、コツの3つ目のとおり、商品名より先に相手の得を1文で答えます。

断られたときの返し方

断られたときは、理由に応じて1回だけ返し、それでも断られたら引きます。「今は必要ない」と言われたら、「承知しました。いつ頃でしたら検討の時期になりそうでしょうか」と、次に連絡してよい時期を聞きます。「担当が違う」と言われたら、担当の部署名を聞きます。「資料を送って」と言われたら、送り先を聞いて、送ったあとに連絡してよいかを確かめます。どの返事も、記録の「断られた理由」の列に残します。

メールでのアポ取り｜件名・本文の例文とメールテンプレート

この節では、メールでアポを取るときのコツと例文を示します。メールの強みは、相手の都合のよいときに読んでもらえることです。

• メールのアポ取りのコツ
• アポ取りメールの例文
• メールテンプレートで作成時間を短縮する

メールのアポ取りのコツ

メールのアポ取りは、名刺交換をした相手、紹介を受けた相手、過去に問い合わせや資料請求をくれた相手など、すでに接点のある担当者に使う手法として考えます。面識のない会社の、どこで手に入れたか分からないアドレスへ一斉に送ることはおすすめしません。接点のない会社に初めて声をかけるなら、電話か、会社の窓口である問い合わせフォームを使います。

メールのアポ取りのコツは、件名で送り主と用件が分かるようにし、本文の最初の2行で「なぜあなたに送ったか」を書くことです。件名だけで営業だと分かっても構いません。何の連絡か分からない件名は、開かれないまま流れます。本文は短くし、候補日を2〜3つ書いておくと、相手は返信1回で日程を決められます。

アポ取りメールの例文

次の例文も、説明のために当社が作ったものです。

文面の例

件名: 〔相手の事業〕の〔何が楽になるか〕について30分のご説明のお願い（〔会社名〕）

〔相手の会社名〕 〔担当者名〕様

〔会社名〕の〔名前〕です。先日は〔名刺交換・紹介など接点の内容〕でお世話になりました。その際に伺った〔相手の事業や話題〕について、お役に立てそうな話があり、ご連絡しました。

当社は〔相手と同じような会社〕向けに、〔何が楽になるか〕のお手伝いをしています。御社でも〔相手の仕事の言葉で書いた変化〕のお役に立てるかもしれません。

もしご関心があれば、30分ほどオンラインでご説明させてください。〔日付・時間〕、〔日付・時間〕、〔日付・時間〕のいずれかでご都合はいかがでしょうか。資料だけ先にご覧になりたい場合は、こちらからどうぞ: 〔資料のURL〕

〔署名〕

メールで営業の連絡をするときの法令の扱いは、所管官庁である総務省の迷惑メール対策のページの資料を確かめ、個別の判断は弁護士に確認してください。件名と冒頭の書き分け方は、営業メールの例文10本｜新規開拓で読まれる件名と冒頭の書き分け方で詳しく扱っています。

メールテンプレートで作成時間を短縮する

メールのアポ取りでは、テンプレートを1つ作り、相手ごとに書き換えるのは冒頭の2行だけにすると、作成時間を短縮できます。全部を一から書くと1通に時間がかかり、続きません。逆に、全部を同じ文面にすると、なぜその会社に送ったのかが伝わりません。「冒頭だけ書き分け、後半は共通」が、手間と中身の釣り合いが取りやすい形です。

問い合わせフォームでのアポ取り｜例文と送る前の確認

この節では、相手のサイトの問い合わせフォームからアポを取るときのコツと例文、当社のサービスで頼む場合の範囲を書きます。フォームの強みは、会社の窓口に確実に届くことです。

• フォームのアポ取りのコツ
• フォームの例文
• 送る前に確かめること
• リストポストで頼む場合

フォームのアポ取りのコツ

フォームのアポ取りのコツは、最初の1文で用件を言い、字数の制限に収まるように会社の紹介を削ることです。当社の見方では、フォームは窓口の担当が最初に読み、担当の部署に回すかを決める場合があるため、「誰に回せばよい連絡か」が分かるように書いておくと回りやすくなります。

フォームの例文

次の例文も、説明のために当社が作ったものです。

文面の例

〔担当部署〕ご担当者様

〔会社名〕の〔名前〕です。〔相手の事業〕を拝見し、〔何が楽になるか〕のご提案でご連絡しました。〔相手と同じような会社〕で〔相手の仕事の言葉で書いた変化〕のお手伝いをしています。

ご関心があれば、30分のオンラインのご説明か、資料（〔資料のURL〕）をご覧いただけますと幸いです。ご返信いただければ、候補の日程をお送りします。

〔署名・連絡先〕

フォームでは、メールのように候補日を本文に並べるより、「返信をもらえたら日程を送る」と書くほうが、短く収まります。欄の使い方や字数の決まりは、問い合わせフォーム営業の例文8本｜欄・字数・URLの決まりと、書き分けの3段階で扱っています。

送る前に確かめること

送る前には、フォームのページに営業お断りの表記が無いか、画像認証が付いていないかを確かめます。当社はどちらかがある会社には送りません。閉鎖した会社に送らないよう、国税庁の法人番号公表サイトのデータで、会社が今もあるかを照合しておくと確実です。

リストポストで頼む場合

リストポストは、法人リストと、問い合わせフォームへの営業文の送信代行のサービスです。アポ取りの電話やメール、アポのあとのやり取りはしません。送るのは、承認した文面だけで、文面は送る前にすべて読めて1社ずつ手直しできます。営業お断りの表記がある会社・画像認証のある会社・外部のフォーム・官公庁には送らず、同じ会社へ同じ利用者からは90日に1回までにしています。

料金は、リストのダウンロードが1社2円、定型文の送信が1通3円、相手のサイトを読んで書き分ける文面が冒頭だけ1通8円・本文の前半まで12円・全文20円です（いずれも税別・消費税10%）。月額料金はかかりません。各社向け文面だけ、初回に初期デポジット5万円（税別）をお預かりし、全額を送信の料金に充てます。最低料金は1,000円（税別）です。詳しくは料金をご覧ください。無料体験は5社まで（決済なし・1人1回）です。

アポが取れたあと｜日程の出し方と記録の残し方

この節では、相手から返事が来たあとの日程の決め方と、次のアポ取りに生かす記録の残し方を書きます。

• 候補日は2〜3つ出す
• 前日に確認の連絡を入れる
• 記録を相手選びに戻す

候補日は2〜3つ出す

返事が来たら、候補日を2〜3つ出します。1つだけだと合わなかったときにやり取りが増え、5つも6つも並べると相手が選ぶ手間が増えます。当社の見方では、連絡した日から数営業日〜2週間ほど先の範囲で、午前と午後を混ぜて出すと、相手が選びやすくなります。オンラインか訪問かも、このときに決めます。

前日に確認の連絡を入れる

アポの前日か当日の朝に、日時と接続先（オンラインならURL）を書いた確認の連絡を1本入れます。忘れられて流れるのを防げますし、相手が当日までに準備したいことがあれば、そこで聞けます。

記録を相手選びに戻す

アポ取りの結果は、手法ごと・業種ごと・規模ごとに集計し、次に声をかける相手の選び方に戻します。アポが取れた会社の共通点を書き出せば、次はその条件に近い会社から声をかけられます。断られた理由が多い条件は、手法を変えるか、相手から外します。

まとめ｜窓口で手法を選び、3つの部品で文面を作る

営業のアポ取りは、話し方のコツより先に、相手の会社にどの窓口があるかで手法を選びます。当社の判定では、公開サイトのある法人のうち問い合わせフォームから送れるのは38.0%、フォームの無い会社が21.2%、メールアドレスだけの会社が9.7%でした。大きい会社ほどフォームから送れる割合は下がります。

手法が決まったら、文面は「用件・相手の得・次の一歩」の3つで組み立て、日程は候補を2〜3つ出します。電話はその場の反応を、メールは相手の読む時間を、フォームは会社の窓口に届くことを生かします。どの手法でも、結果と断られた理由を記録し、次の相手選びに戻すことが、アポの数を少しずつ増やすいちばん確かな方法です。

出典・参考:

• 総務省 迷惑メール対策
• 国税庁 法人番号公表サイト
• リストポスト 自社判定データ（法人710,087社のサイトを機械で判定・2026年10月時点）